فهرس المحتويات

للحصول علي نسخة تجريبية من البرنامج رجاء مراسلتنا علي

بداية يجب تجهيز البرنامج بما يتناسب مع طبيعة عملك، فكل منشأة أو شركة تجارية أو صناعية أو خدمية لها حساباتها الخاصة من عملاء وموردين ومساهمين أو شركاء وحسابات نقدية وحسابات أصول وخصوم...إلى غير ذلك من الحسابات، كما أن لها أصنافها الخاصة من مواد أولية ومواد خام ومنتج تام في حالة المنشآت أوالشركات الصناعية أو أنها تتعامل في المشتريات بغرض البيع في حالة المنشآت أو الشركات التجارية ففي هذه الحالة لها أصنافها التجارية التي تتعامل فيها كموزع أو كوكيل خاص أو تجارة جملة أو تجزئة حسب أحوالها أو أنها منشأة أو شركة خدمية.

هذا وقد راعينا في برنامج المحاسب الإلكتروني وضع دليل محاسبي لكل الحسابات الرئيسية والفرعية التي تساعد المحاسب الذي يعمل على البرنامج في تهيئة الحسابات بالصورة التي تتناسب وطبيعة عمل المنشأة أو الشركة وهذا الدليل تم إنشاؤه لتسهيل عملية التكويد المحاسبي وحتى يتلاءم مع متطلبات المحاسبين حديثي التخرج وكذا ذوي الخبرة على حدٍ سواء.

ويجب أيضاً معرفة أنه عند بداية تشغيل البرنامج لأول مرة فإن هناك فرق كبير بين بدء العمل المحاسبي لأول مرة لشركة جديدة أو التحول من نظام محاسبي قائم إلى نظام المحاسب الإلكتروني سواء كان ذلك من نظام محاسبي يدوي أو من نظام محاسبي مميكن آخر وسنبدأ بتوضيح خطوات تجهيز البرنامج للعمل وهي كما يلي :-

إن أول مايجب إدخاله عند بدء البرنامج البيانات الأساسية (شكل 1) والتي تمثل بيانات منشأتك أو شركتك من إسم الشركة وعنوانها وأرقام تليفوناتها وموقعها على الإنترنت وكذا البريد الإلكتروني الخاص بها مع إدخال اللوجو الخاص بالمنشأة أو الشركة والهدف من هذه المرحلة هي التحكم فيما يظهر على التقارير التي ستقوم بطباعتها سواء كان ذلك فواتير بيع أو أوامر شراء يتم التعامل بها مع جهات خارجية يجب أن تكون عنواناً تقديمياً لائقاً للشركة كما ويظهر أيضاً على تقارير حسابات الأستاذ والحسابات الختامية وفي هذه الحالة يمَكِنُكَ البرنامج من إختيار ماتود إظهاره على أي من التقارير الداخلية الخاصة بمنشأتك أو شركتك، ويظهر ذلك من الشكل التالي:-

ثانياً : البدء في إدخال وتعديل الدليل المحاسبي طبقاً لمتطلبات العمل :

نبدأ من هنا الإنطلاق في الآفاق المحاسبية وذلك بفتح الدليل المحاسبي والبدء في تعديل أو إضافة الحسابات الخاصة بالمنشأة أو الشركة حيث نبدأ بإدخال حسابات المساهمين أو الشركاء ثم حسابات العملاء وحسابات الموردين وبعد ذلك إدخال حسابات المخازن والبنوك الخاصة بالمنشأة أو الشركة أو أي حسابات أخرى يرى المحاسب إدخالها أو تعديلها بما يتوافق ويتواءم مع طبيعة عمل المنشأة أو الشركة ويتم فتح الدليل المحاسبي من خلال القائمة الموضحة (شكل 2) إما بإختيار دليل الحسابات من شريط القوائم أو بالضغط على F2 بضغطة واحدة على شريط الأدوات المساعدة للأيقونة ليظهر لنا دليل الحسابات كما هو مبين في الشكل التالي :-

بعدها يتم الوقوف على إسم الحساب المراد إضافة حساب فرعي له والنقر على زر الماوس الأيمن لتظهر لنا قائمة الإختيارات (شكل 3) والتي تتيح لنا إما إستعراض حساب الأستاذ والذي يمكن الوصول إليه أيضاً بالضغط على F5 أو إضافة حساب فرعي بالإختيار من القائمة أو بالضغط على F12 فتظهر نافذة الإضافة (شكل 4) التي تتيح لنا إضافة الحسابات الفرعية لهذا الحساب مع تحديد طبيعتها كما يظهر ضمن قائمة الإختيارات وظيفة التعديل والخاصة بالحساب الذي تم التوقف عليه ويجب الحرص كل الحرص عند عمل هذه الخطوة خاصة في حالة وجود حسابات فرعية لهذا الحساب ثم تأتي وظيفة الحذف والتي يمكن تنفيذها بالضغط على Del من لوحة المفاتيح وهي لاتقل بأي حال من الأحوال عن خطورة وظيفة التعديل سواء في حالة وجود حسابات فرعية أو وجود عمليات محاسبية تم إجراؤها على الحساب وفي النهاية تأتي وظيفة Refresh وهي معروفة للجميع.

بعد الإنتهاء من مرحلتي الإدخال والتعديل اللتين سبق ذكرهما للدليل المحاسبي يقوم المحاسب بإدخال التعريفات (شكل 5) الخاصة بحسابات العملاء والموردين والمخازن والبنوك والمندوبين والوحدات وأنواع الأصناف والأصناف وهنا نلاحظ وجود مجموعتين الأولى هي العملاء والموردين والمخازن والبنوك والمندوبين وهذه المجموعة سبق إدخالها ضمن الدليل المحاسبي كحسابات فرعية وثانوية وتحليلية أما المجموعة الثانية والخاصة بالوحدات وأنواع الأصناف والأصناف فيتم إدخالها لأول مرة من خلال هذه الخطوة وهذا الإدخال يساعد المحاسب في عمل فواتير البيع والشراء بسهوله وسرعة ودقة بحيث لايحتاج إلى كتابة أو إدخال تلك البيانات إلى كل فاتورة بيع أو شراء يقوم بعملها هذا وسنقوم بشرح كيفية التوصيف بإدخال التعريفات لكل مجموعة تفصيلياً حيث سنقوم بشرح تعريفات العملاء والموردين معاً ثم نتبعه بالمخازن والبنوك وفي النهاية إدخال تعريفات المندوبين وبيان كيفية التعامل مع المندوب بالعمولة إن وجدت وتأثير ذلك على حساب صافي المبيعات وبعد ذلك نوضح كيفية إدخال الوحدات وأنواع الأصناف والأصناف وتوضيح الفرق بينهم وأهمية كل منهم.

وهي المجموعة التي تعتمد على الإدخال المسبق لحسابتها ضمن إعداد وتهيئة دليل الحاسابات السابق توضيحه بالبند ثانياً وهي :

لتعريف العملاء والموردين يتم أولاً تعريف حساباتهم وذلك بالدخول على دليل الحسابات وإضافة أسماء حسابات العملاء والموردين كحسابات فرعية كما أوضحنا من قبل في البدء في إدخال وتعديل الدليل المحاسبي طبقاً لمتطلبات العمل (البند ثانياً) وعند الإنتهاء من ذلك يظهر تلقائياً إسم العميل أو المورد ضمن قائمة تعريفات العملاء أو الموردين (شكلي 7،6) وكل ماهو مطلوب من المحاسب هو إستكمال بيانات العميل أو المورد من عنوان وتليفونات ورقم السجل التجاري ثم نسبة الخصم الممنوح أو المكتسب وإخيراً رصيد أول المدة مع تحديد طبيعة هذا الرصيد من حيث كونه مديناً أم دائناً ويجدر هنا التنويه بأهمية الدقة في إدخال رصيد أول المدة هنا حيث تتم عملية معالجة محاسبية تلقائية له عند عمل القيد الإفتتاحي والذي سيأتي شرحه بالتفصيل عند شرح البدء بالعمليات المحاسبية واليومية وتتيح هذه النافذة حفظ وتعديل وحذف البيانات التعريفية للعملاء أو الموردين دون التأثير على وجودهم بالدليل المحاسبي.

ويأتي ظهور إسم المخزن تلقائياً بنافذة تعريفات المخازن (شكل 8) بمجرد إضافة حسابات تلك المخازن كحسابات فرعية بدليل الحسابات وكل ماهو مطلوب من المحاسب هو إستكمال عنوان المخزن ويمكن إضافة أية ملاحظات تخص ذلك المخزن مثل مخزن منتج تام أو مخزن المواد الخام أو مخزن منطقة التوزيع وهكذا.....

ونلاحظ هنا عدم ظهور أرصدة تلك المخازن حيث أن تلك الأرصدة يتم إضافتها من خلال قائمة القيود من شريط القوائم بإختيار رصيد أول المدة من تلك القائمة ويتم توزيعها طبقاً لأنواع الأصناف على كافة المخازن بما ينعكس بصورة صحيحة من خلال القيد الإفتتاحي والذي سيتم توضيحه عند شرح البدء بالعمليات المحاسبية واليومية.

وكما سبق التوضيح في تعريفات العملاء والمودين وكذا تعريفات المخازن فإن ظهور إسم البنك يتم تلقائياً بنافذة تعريفات البنوك (شكل 9) بمجرد إضافة حسابات تلك البنوك كحسابات فرعية بدليل الحسابات وكل ماهو مطلوب من المحاسب هو إستكمال بيانات تلك البنوك من رقم حساب وأي ملاحظات يرغب في إضافتها إلى تلك التعريفات من نوعية الحساب (جاري إطلاع ـ جاري إستثمار ـ وديعة ...إلخ) أو التسهيلات الإئتمانية إن وجدت لتلك الحسابات من حدود السحب على المكشوف أو الإستخدام لتغطية حسابات أخري أو أي قيود توجد على الحساب للرجوع إليها عند الحاجة .

4) إدخال تعريفات المندوبين وتوضيح حالة المندوب بالعمولة وتأثيره في الحسابات :

وأخيراً وليس آخراً فإن عملية إدخال مندوبي البيع يكتسب أهميته إذا كانت الشركة أو المنشأة تتعامل بنظام المبيعات بالعموله وهنا نجد أهمية حساب تلك العمولة لكل مندوب على حدى مع عمل القيود اللازمة لهذه العموله وكما ذكر في السابق فيجب إدخال الحسابات الفرعية الخاصة بالمندوبين من خلال دليل الحسابات أولاً ثم تأتي هذه الخطوة (شكل 10) لتحدد تعريف كل مندوب على حدى بتحديد عنوانه وأرقام تليفوناته ونوع التعامل سواء تعامل نقدي أو على الحساب (آجل) ثم تأتي مرحلة إدخال نسبة العمولة التي تمنح لهذا المندوب والتي يتم بناءً عليها حساب العمولة الخاصه بذلك المندوب وإضافتها في حسابه من خلال عمل قيد محاسبي يتم من خلاله تحميل حساب المصروفات بتلك العمولة أيضاً وأخيراً إضافة أي ملاحظات تخص المندوب.

وهي المجموعة التي يتم إدخالها للمرة الأولى والتي تكتسب أهميتها من حيث أنها أساس التعامل على أرصدة أول المدة ومتابعتها ورقابة المخازن وكروت الصنف وحدود الطلب وكذا للعمل اليومي من فواتير البيع والشراء ومرتجعاتهم وهي :

إن كافة ماتتعامل فيه أي شركة أو منشأة يخضع لتوصيف معياري من حيث الوزن أو المكيال أو المقاييس وتعددها وأهمية ذلك المساعدة في تصنيف وحدات الأصناف بما يساعد على وضع خريطة تنويعية للأصناف وسيتم الوصول إلى تلك الأهمية عند إدخال الأصناف وأنواعها.

2) إدخال تعريفات أنواع الأصناف والأصناف وبيان الفرق بينهما :

يقوم البرنامج بتقسيم المواد إلى مجموعات وهي مانطلق عليه أنواع الأصناف (شكل 12) فمثلاً في شركة تتعامل في الأدوات المنزلية نجد أن هناك مجموعات أو أنواع الأصناف (غسالات ـ ثلاجات ـ تليفزيونات ...إلخ) ويمكن أن يكون هناك مجموعات فرعية مثل (غسالة عادية ـ غسالة فول أوتوماتيك ـ غسالة 18 برنامج أو 20 برنامج..إلخ)، أو (تليفزيون 14 بوصه ـ 16 بوصة ـ 21 بوصة ..إلخ) وهكذا وهو مايظهر أهمية الوحدات السابق توضيحها في رقم (1).

أما لفظة الأصناف (شكل 13) فتختلف عما سبق بأنها هي المنتج النهائي الذي تتعامل فيه المنشأة أو الشركة سواء بيعاً أو شراءً لذلك فإن نافذته تختلف عن نافذة الوحدات وأنواع الأصناف إختلافاً كلياً في غاية الأهمية حيث يتم من خلاله تحديد نوع الصنف (المجموعة) ووحدته سواء وزن أو مقياس أو مكيال كما تم التوضيح مسبقاً (تصنيف النوع إلى مجموعة فرعية) ثم يأتي كود المنتج وهو الكود الخاص بالمنتج داخل المنشأة أو الشركة وهو كود تلقائي يتم من خلال البرنامج دون تدخل المحاسب وبعدها يتم إدخال إسم المنتج وسعر تكلفته وسعر بيعه والحد الأدنى لعدد أو كمية المنتج والحد الأقصى لها وحد الطلب وكل ذلك هام جداً لأنه يمثل نقاط رقابية سواء بالنسبة لربحية المنتج وكذلك للرقابة على الكميات المتاحة والتحكم فيها طبقاً لحدود الطلب.

هذا وقد راعينا في هذه الخطوة إمكانية إدخال رمز كودي لكل منتج (باركود) وذلك في حالة الحاجة إليه عند التعامل مع نقاط بيع سواء خاصة بالمنشأة أو الشركة أو فيما يخص العملاء أو الموردين حسب طبيعة التعامل معهم ثم أي ملاحظات يرى المستخدم أو المحاسب إضافتها فيما يخص ذلك المنتج.

رابعاً : البدء بالعمليات المحاسبية واليومية :

بعد الإنتهاء من جميع التعريفات والمدخلات السابقة التي قمنا بها أصبحنا الآن جاهزين لبدأ العمليات المحاسبية واليومية والتي تنقسم إلى :

أ‌) إدخال القيد الإفتتاحي وبضاعة أول المدة عند بدء تشغيل البرنامج لأول مرة.

ج) إعداد التقارير المحاسبية بكافة أنواعها وعمليات الرقابة والمطابقة.

د) إجراءات نهاية العام من حسابات ختامية وميزانية وترحيلات العام التالي.

وسنبدأ الآن بإستعراض كافة تلك العمليات بالتفصيل :

القيد الإفتتاحي هو ميزانية حالية أو ميزان مراجعة حالي يتم إدخال تفاصيله من حسابات مدينة (الأصول بكافة أنواعها) بما في ذلك حسابات العملاء والموردين ورصيد أول المدة والذين يتم إدخالهم بالقيمة الإجمالية دون تفاصيل حيث يتم تفصيل تلك الأرصدة من خلال إدخال رصيد أول المدة ضمن رصيد أول المدة صنف من قائمة القوائم في شريط القوائم وكذا رصيد أول المدة للعملاء والموردين عند إدراج مدخلات تعريفات العملاء والموردين، وكذلك تفاصيل الحسابات الدائنة (الخصوم بكافة أنواعها) بما في ذلك الأرباح المرحلة من العام السابق.

ويتم عمل هذا القيد مرة واحدة فقط في بداية العمل ببرنامج المحاسب الإلكتروني لأول مرة للمنشأة أو الشركة من خلال إختيار القيود العامة من قائمة القيود بشريط القوائم أو بالضغط على F8 مباشرة أو بالضغط على أيقونة فتظهر النافذة الموضحة أدناه (شكل 14) ويتم إدخال القيد بإختيار إسم الحساب وبالتالي يظهر كوده المحاسبي تلقائياً ثم تحديد المبلغ المدين أو الدائن لكل حساب وشرح هذا المبلغ ثم الضغط على حفظ وطبقاً لنظرية القيد المزدوج لن يتم إقفال القيد الإفتتاحي إلا إذا تساوى جانبيه المدين والدائن.

من قائمة القيود بشريط القوائم قم بإدخال القيد العام التالي :

كود الحساب	إسم الحساب	مدين	دائن

بعد إدخال القيد الإفتتاحي بالتاريخ المحدد لبدء العمل تكون قد أدخلت الميزانية الإفتتاحية للدورة المالية التي أنت بصدد العمل فيها.

بضاعة أول المدة هي كمية وقيمة الجرد لديك في بداية الفترة ا